Human Capital Management (HCM), nu bekend als SAP Human Experience Management (HXM), ontpopt zich als een krachtige oplossing in het steeds evoluerende HR-landschap. Het fungeert als de spil voor organisaties die HR-processen willen stroomlijnen, het personeelsbeheer willen verbeteren en strategisch potentieel willen ontsluiten bij het beheren van hun meest waardevolle bezit: hun mensen.
In deze verrijkte verkenning zullen we ons verdiepen in de fijne kneepjes van SAP HCM en zijn essentiële functies.
De essentie van SAP HCM
SAP HCM, ontwikkeld door SAP SE, vertegenwoordigt een geavanceerde en nauw geïntegreerde softwareoplossing die is afgestemd op het ondersteunen en automatiseren van een breed spectrum aan HR-processen. Als centrale opslagplaats voor het beheren van werknemersgerelateerde gegevens stelt SAP HCM HR-professionals in staat weloverwogen beslissingen te nemen, de werknemerservaring te verbeteren en de naleving van arbeidswetten en -regelgeving te garanderen.
Uitpakken van de modules binnen SAP HCM
SAP HCM staat als een uitgebreid en uitgebreid personeelsbeheersysteem. Hoewel de methode een reeks ingewikkelde componenten omvat, zullen we de cruciale modules belichten die als ruggengraat voor de oplossing dienen:
1. Personeelsadministratie (PA)
De kern van SAP HCM wordt gevormd door de Personeelsadministratie (PA), waar alle elementen van het human capital management samenkomen. De crux is het personeelsdossier, een digitale opslagplaats die omslachtige papieren procedures vervangt. Het zorgt ervoor dat alle personeelsgegevens onberispelijk actueel en gemakkelijk toegankelijk blijven.
In deze repository vindt u meer dan alleen primaire werknemersgegevens, zoals namen en adressen. Informatie zoals organisatie-eenheden, loonschalen en loonschaalgroepen vinden hier een thuis, elk met een zorgvuldige tijdstempel en een transparant historisch overzicht van de veranderingen. SAP HCM verlicht effectief de administratieve lasten van HR-afdelingen, waardoor ze zich kunnen concentreren op strategische zaken als werving en personeelsontwikkeling.
Een opmerkelijke submodule van Personeelsadministratie is ‘Personeelskostenplanning en -simulatie (PA-CP)’. PA-CP maakt gebruik van masterdata over personeel, salarisresultaten en aanvullende gegevensbronnen en maakt een transparante en systematische personeelskostenplanning mogelijk. Het maakt op scenario’s gebaseerde simulaties mogelijk, waarbij variabelen als salarisaanpassingen en organisatorische herstructureringen in aanmerking worden genomen. Bovendien kunnen planningsresultaten naadloos overgaan in Controlling (CO) voor financiële planning.
2. Personeelstijdmanagement (PT)
In de wereld van vandaag is urenregistratie van personeel vrijwel alomtegenwoordig in alle sectoren. SAP HCM PT biedt ondersteuning voor diverse tijdregistratiemethoden, of het nu gaat om de werktijdenregistratie van medewerkers, tijdregistratieterminals of handmatige invoer door tijdbeheerders. Om de automatisering te maximaliseren worden terminals of soortgelijke technologieën aanbevolen voor tijdregistratie. Invoer wordt naadloos doorgestuurd naar het SAP-systeem en vormt de basis voor processen zoals de loonadministratie.
Voor werken op afstand of taken op afstand is browsergebaseerde tijdregistratie via selfservice een haalbare optie, waarbij SAP HCM deze flexibiliteit biedt. Klassieke workflows in het tijdbeheer van personeel zoals verzoeken om flexibele werkdagen, toeslagen en correcties, worden volledig ondersteund.
3. Loonadministratie (PY)
De loonadministratie, de derde pijler van de personeelsadministratie, omvat alle benodigde informatie binnen SAP HCM. Denk hierbij aan stamgegevens zoals salarisgroepen, werktijden, verschillende soorten verzuim, flexibele salariscomponenten en bijzondere toeslagen. Dankzij regelmatige updates blijft de loonadministratie voortdurend in lijn met de geldende wettelijke vereisten.
Om nauwkeurigheid en compliance te garanderen, gaan simulatieruns vooraf aan de daadwerkelijke salarisverwerking. Deze preventieve stap maakt foutcorrectie mogelijk vóór de laatste loonverwerking. SAP HCM PY is ook geschikt voor verschillende loonperioden, een waardevolle functie voor wereldwijd verspreide bedrijven.
4. Organisatiemanagement (OM)
Organisatiemanagement binnen SAP HCM brengt de structuur van een organisatie nauwgezet in kaart, inclusief de hiërarchische eenheden. Deze module helpt ook bij het analyseren van de procesorganisatie en vergemakkelijkt personeelsanalyses voor personeelsplanning. OM biedt hulpmiddelen voor het plannen van naderende organisatorische veranderingen en dient als basis voor functies als loopbaanplanning en sollicitantenbeheer.
5. Personeelsontwikkeling (Talentmanagement)
Talentmanagement, een cruciaal aspect van SAP HCM, is gespecialiseerd in het matchen van vacante posities met bestaand personeel op basis van vooraf gedefinieerde criteria zoals kwalificaties en persoonlijke interesses. Tegelijkertijd maakt het de creatie van individuele loopbaan- en ontwikkelingsplannen voor medewerkers mogelijk, compleet met bijbehorende doelafspraken.
Talentmanagement omvat deelmodules waaronder Performance Management (PEM) en Learning Solutions (LSO). Het cloudgebaseerde SAP SuccessFactors, geïntegreerd met SAP HCM, wordt nu beschouwd als de opvolger van de talentmanagementmodule, wat duidt op een geleidelijke transitie naar SuccessFactors in de nabije toekomst.
6. Training- en evenementenbeheer (PE)
Nauw verweven met personeelsontwikkeling, training en evenementenbeheer in SAP vergemakkelijkt HCM de planning, uitvoering en evaluatie van evenementen zoals training en permanente educatie. Het systeem houdt een uitgebreide evenementencatalogus bij met details zoals instructeurs, locaties en ondersteunende documenten. Evenementen kunnen periodiek worden gepland en registraties kunnen efficiënt worden beheerd.
Na afloop van het evenement vereenvoudigt SAP HCM PE de toewijzing van kostenplaatsen en de facturering. Een geautomatiseerde functie maakt de directe overdracht van kwalificaties naar HR-masterdata mogelijk, waardoor indien nodig een trainingsgeschiedenis voor elke medewerker wordt gegenereerd.
7. Recruitment (PB)
De Recruitment-module in SAP HCM ondersteunt organisaties bij het beheren van vacatures en zet functie-eisen en functieomschrijvingen naadloos over naar online platforms. Het coördineert verschillende functies van het plannen van sollicitatiegesprekken tot het stellen van sollicitatiedeadlines, waarbij automatisering een uitgebreid wervingsproces mogelijk maakt. Kandidaatspecifiek masterdatabeheer zorgt voor een soepele overgang van sollicitantengegevens naar HR-masterdata bij aanwerving.
Aanvullende submodules
SAP HCM omvat een groot aantal submodules die zich richten op specifieke HR-taken. Deze omvatten:
- Employee Self Services/Manager Self Services (ESS/MSS): Digitaliseer workflows waarmee werknemers processen kunnen initiëren zoals werktijdcorrecties, reisaanvragen en trainingsboekingen, waardoor de efficiëntie en gegevensbeveiliging worden verbeterd.
- Structurele (dynamische) autorisatietoewijzing: In tegenstelling tot statische autorisatietoewijzingen worden structurele autorisaties in combinatie met Organisatiemanagement (OM) dynamisch toegewezen op basis van de functierollen van de organisatie, waardoor de IT-beveiliging wordt versterkt.
- Personeelsbeoordelingen: Beoordelingen vormen de basis voor salarisaanpassingen, variabele salariscomponenten en bonussen en dragen bij aan de kwaliteitsborging van permanente educatie-evenementen wanneer ze worden geïntegreerd met Training en Event Management.
De voordelen van SAP HCM voor bedrijfspersoneel
SAP HCM ontpopt zich als een baken van efficiëntie in een HR-landschap waar administratieve taken domineren. Het digitaliseren en stroomlijnen van personeelsprocessen bevrijdt HR-afdelingen van de focus op strategische doelstellingen.
SAP HCM verbetert HR-activiteiten door:
- Digitale vakantieaanvragen mogelijk maken met goedkeuringsworkflows, waardoor administratieve processen worden gestroomlijnd.
- Het onderhouden van gecentraliseerde, up-to-date personeelsmasterdata, waardoor transparantie en gegevensintegriteit worden gewaarborgd.
- Automatisering van de loonadministratie en regelmatige updates om te voldoen aan wettelijke vereisten.
- Ondersteuning van verschillende tijdregistratiemethoden voor flexibiliteit.
- Het in kaart brengen van organisatiestructuren en personeelsplanning vergemakkelijken.
- Talentmanagement en individuele ontwikkeling van medewerkers mogelijk maken.
- Wervingsprocessen stroomlijnen en gegevens van sollicitanten naadloos integreren.
Met name SAP HCM kan stapsgewijs worden geïntroduceerd, waardoor organisaties in eerste instantie kernmodules kunnen implementeren en geleidelijk kunnen uitbreiden om aan specifieke behoeften te voldoen.
Conclusie
SAP HCM is een hoeksteen voor modern HR-management en biedt een robuust pakket van tools om processen te optimaliseren, de werknemerservaring te verbeteren en het personeelsbestand strategisch vorm te geven. Naarmate organisaties evolueren blijft SAP HCM een vertrouwde bondgenoot bij het bereiken van HR-excellentie.
